Dalam organisasi yang masih sederhana, masalah pokok yang dihadapi adalah masalah strategis, yakni masalah survival, siasat agar tidak mati karena persaingan dengan organisasi lainnya, dan juga masalah organisasional atau masalah kerja. Atau dapat dikatakan bahwa organisasi yang masih sederhana memiliki masalah utama yang terletak pada masalah survival dan masalah kerja.
Masalah strategisnya meliputi wilayah lingkungan gerak dan wilayah operasi, sehingga masalah utamanya terletak pada masalah hubungan baik dengan pihak-pihak yang dapat memberikan dukungan pada organisasi dalam menghadapi lawan-lawannya. Dari segi pengambilan keputusan, masalah ini tidak dapat dibahas secara kuantitaif-teknis karena terlalu bersifat personil atau hubungan personal. Sedangkan pada taraf operasional, masalah-maslah yang ada cukup beranekaragam.
Telah dibahas sebelumnya, bahwa untuk mempermudah pekerjaan dan tugas, terutama dalam menghadapi berbagai masalah dan pengambilan keputusan, maka sebuah organisasi harus membuat sistem kerja yang paling sesuai dengan kenyataan dan keadaan organisasi. Sistem kerja tersebut harus merupakan sistem yang dikembankan melalui klasifikasi pada tipe-tipe keputusan yang harus diambil beserta teknik-teknik pengambilam keputusan yang hendak digunakan.
Dari masalah-masalah yang dihadapi secara praktek dan keputusan-keputusan yang harus diambil maka masalah dapat dibagi menjadi dua, yakni:
1. Masalah-masalah yang bersifat rutin atau repetitif, yakni masalah-masalah yang serupa atau sejenis yang secara relatif terulang (repetitif). Untuk menghadapi masalah jenis ini, maka organisasi harus membuat program atau sistem yang terdiri dari berbagai macam proses atau prosedur penanganan tertentu (spesifik). Keputusan-keputusan ini disebut programmed decisions.
2. Masalah-masalah insidentil, yakni yang datangnya tidak menentu. Masalah-masalah ini tidak bersifat rutin, baru dan struktur masalahnya biasanya tidak teratur. Untuk menghadapi masalah-masalah yang demikian organisasi hanya mampu menentukan tata cara penanganan yang sangat umum dan menunjuk anggota-anggota organisasi yang berwenang untuk menangani masalah tersebut.
Selain pembagian tersebut, masalah-masalah tersebut dapat dibai menjadi 3, yakni:
1. Sederhana, yakni yang tidak banyak memerlukan data atau informasi, tidak diperlukan penilai timbangan (judgement) yang berat, dan tidak memerlukan sistem-sistem kearsipan yang sukar.
Untuk menghadapi masalah jenis ini organisasi cukup memerlukan teknik-teknik pengambilan keputusan yang tradisional, yakni melatih para anggota untuk dapat melakukan apa yang harus dilakukan saat menghadapi masalah seperti itu.
2. Sedang, yakni masalah-masalah yang memerlukan penanganan bersama oleh beberapa anggota organisasi, memerlukan informasi atau data yang agak banyak, dan diperlukan tenaga-tenaga yang berpendidikan tinggi untuk penanganannya.
Untuk menghadapi masalah jenis ini organisasi harus menggunakan teknik-teknik pengambilan keputusan yang konvensional yakni yang tergantung pada tingkat kesulitan atau kompleksitas masalah tersebut menurut penilaian kepala atau manajer. Hal itu dapat dilakukan dengan cara-cara berikut:
· Penciptaan ketatausahaan yang bersifat rutin
· Penciptaan SOP (Standard Operating Procedures), yakni prosedur penanganan masalah secara sebagian demi sebagian yang dibakukan (distandarisasi) syarat-syaratnya, kriteria- kriterianya, norma- normanya dan cara-cara penerapannya
· Penciptaan struktur organisasi yang khas dan disesuaikan dengan struktur- struktur masalah yang telah distandarisasi.
3. Sangat Kompleks, yakni masalah-masalah yang memiliki unsure-unsur masalah yang sangat banyak, data atau informasi yang ada harus diolah cukup atau sangat besar, dan memerlukan analisa masalah yang cukup rumit dan teliti.
Untuk menghadapi masalah jenis ini diperlukan teknik-teknik pengambilan keputusan yang modern.
Bila masalah-masalah yang ada tidak memerlukan banyak pengolahan informasi, maka cara pengambilan keputusan yang dapat dipergunakan adalah dengan menyerahkan penanganannya pada anggota organisasi yang memiliki kemampuan judgement, intuisi, firasat dan kreativitas. Namun bila masalah yang dihadapi memerlukan banyak pengolahan informasi dan mengandung unsure yang dapat dikuantifikasikan, maka perlu digunakan teknik pengambilan keputusan yang bersifat modern, dan oleh karena itu pimpinan organisasi juga harus ikut kursus atau latihan kursus lagi.
Namun, hal tersebut memiliki kesulitan, dimana dalam menghadapi masalah-masalah yang insidentil tentunya organisasi tidak dapat menggunakan teknik pemecahan masalah yang konseptual (tidak dapat membuat konsepsi-konsepsi sebelumnya), sehingga terpaksa menggunakan teknik pemecahan masalah heuristic dengan mencoba mendidik dan melatih para decision-makers yang kompeten. Teknik heuristik merupakan metode untuk menemukan sendiri apa yang dicari organisasi.
Source/sumber: Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Pembuatan Keputusan. Jakarta: Ghalia Indonesia
0 komentar:
Posting Komentar