Suatu organisasi harus mengembangkan metode dan tekniknya yang setepat mungkin yang disesuaikan dengan luas atau besarnya organisasi, wilayah, dan masalah, sehingga dengan demikian organisasi dapat mengambil keputusan yang cepat, tepat, dan lancer.
Metode merupakan suatu jalan untuk melakukan atau mengerjakan atau menyelenggarakan sesuatu yang telah direncanakan dan diperhitungkan sebelumnya secara sistematis, logis, rasionalis dan dalam rangka hubungan yang besar.
Dari penjelasan diatas, maka dapat dilihat bahwa metode membicarakan tentang pengetahuan (kennis, knowledge) atau penguasaan (beheersing, command) oleh orang-orang yang akan menggunakan metode tersebut dalam melaksanakan tanggungjawab mereka.
Sedangkan teknik merupakan suatu cara mengontrol detil-detil pelaksanaan (teknis) kegiatan atau pekerjaan. Atau dapat dikatakan bahwa teknik merupakan suatu cara dalam mempergunakan tools (sarana, alat), baik yang bersifat fisik maupun nonfisik.
Dengan arti tersebut, maka dapat dikatakan bahwa teknik berbicara mengenai kemampuan, keterampilan (skill) dan kecakapan dalam pemakaian tools, yang harus dimiliki oleh orang-orang yang bertanggung jawab menggunakan teknik tersebut.
Sistem adalah suatu rangkaian bulat di antara prosedur-prosedur yang ada, dan juga merupakan cara pendekatan (approach) terhadap sesuatu (misalnya masalah, pekerjaan, urusan) secara berencana.
Salah satu bentuk sistem yang paling sederhana adalah prosedur, yang merupakan satu garis saja.
Dalam arti luas, sistem merupakan sesuatu yang terdiri dari komponen, bagian, atau unsur-unsur yang terkait satu sama lain sedemikian rupa, sehingga semuanya itu menjalankan fungsi pengolahan tertentu secara integral dan holistik.
Setiap sistem terdiri atas input, processing dan output. Input adalah apa saja yang harus diolah atau dijawab. Processing merupakan pengolahan yang berlangsung menurut prosedur yang memiliki rangkaian secara teratur. Sedangkan output merupakan hasil dari olahan dan merupakan jawaban atas input.
Prosedur merupakan suatu rangkaian urut-urutan (tata urutan) penyelenggaraan atau pelaksanaan sesuatu yang harus dikembangkan dari proses. Proses merupakan suatu urutan penyelenggaraan atau aktivitas-aktivitas yang berlangsung menurut logika alam.
Setiap prosedur terdiri atas mata-mata rantai prosedur yang merupakan pengerjaan atau pengolahan dan memerlukan metode atau teknik yang berbeda-beda
Cara pengambilan keputusan secara individual, kelompok, tim, panitian, dewan, komisi, atau cara referendum mengajukan usul tertulis dalam sampul tertutup dan sebagainya dalam tersebut merupakan metode-metode pengambilan keputusan.
Sedangkan cara pengambilan keputusan dengan cara mengolah data dan cara melakukan penilaian tertentu, baik kuelitatif dan kuantitatif (dengan menggunakan analisa matematis) merupakan teknik-teknik pengambilan keputusan.
Dalam menggunakan teknik pengambilan keputusan tertentu diperlukan suatu kemampuan atau kecakapan tertentu. Apabila decision-maker tidak memiliki kemampuan teknis yang cukup untuk itu, maka terpaksa organisasi harus meminta bantuan pada para konsultan yang merupakan spesialis bidang yang bersangkutan.
Dalam setiap pengambilan keputusan selalu terdapat pertimbangan yang berasal dari:
1. Perasaan, firasat, feeling atau intuisi
2. Pengumpulan, pengolahan, penilaian, dan interpretasi fakta-fakta secara rasional sistematis
3. Pengalaman atau ervaring
4. Kewibawaan, gezgag, atau pengaruh yang dipunyai oleh decision maker
5. Kewenangan atau kekuasaan formal yang dimiliki oleh decision maker
Berdasarkan kelima hal di atas, decision maker harus menetukan strategi dan metode pengambilan keputusan. Apabila kelima hal di atas dimiliki oleh decision maker secara individual, maka ia dapat mengambil keputusan secara individual. Namun pada umumya alternatif keputusan setiap orang memiliki kelemahan-kelemahan, dimana makin berat atu kompleks suatu permasalahan maka semakin banyak kelemahan-kelemahan alternative keputusan yang dibuat. Dan oleh karena hal itu seorang decision maker harus pandai memili jalan dan cara untuk memperkuat diri dan jangka pengontrolannya terhadap aspek-aspek yang relevan dengan masalah yang ia hadapi.
Penyerdehanaan Masalah
Hal pertama yang harus dilakukan oleh decision maker adalah penyerdehanaan masalah. Penyerdehanaan masalah dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Pertama, memikirkan dan menentukan sekali lagi apakah masalah tersebut penting untuk dikerjakan atau apakah terdapat masalah lain yang lebih mendesak dan lebih penting.
Apabila masalah tersebut memang sudah mtlak harus ditangani maka decision maker mulai menganalisa masalah tersebut memilih unsur atau bagian dari masalah tersebut yang dianggapnya paling penting untuk dihadapi terlebih dahulu.
b. Kedua, menghilangkan segala hal-hal kecil yang bukan merupakan hal-hal yang signifikan dan tidak berpengaruh besar bila dikesampingkan.
Dengan simplifikasi ini maka masalah yang ada dapat dengan mudah dirangkum, dipelajari, dan dianalisa, sehingga dari hal tersebut dapat ditemukan jawaban-jawaban atau solusi-solusi alternatifnya.
Ketidakpastian
Salah satu hal yang membuat masalah menjadi terlalu berat untuk dihadapi adalah karena adanya banyak faktor ketidakpastian. Ketidakpastian- ketidakpastian tersebut antara lain adalah:
a. Ketidakpastian mengenai waktu
b. Ketidakpastian mengenai kapasitas kerja para anggota
c. Ketidakpastian tentang reaksi atau tanggapan dari orang-orang
d. Ketidakpastian mengenai masalah keuangan atau barang-barang yang diperlukan
Mengatasi Kelemahan
Walaupun telah disimplifikasi, seringkali masalah yang dihadapi organisasi tetaplah memiliki kerumitan. Kerumitan tersebut berkisar pada beberapa faktor, seperti intuisi, pengolahan data, pengalaman, wibawa, kewenangan yang kurang.
Untuk menghadapi masalah-masalah tersebut diperlukan kekuatan yang ekstra pada salah satu faktor atau tahap dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian maka decision maker harus dapat mengandalkan organisasi pengambilan keputusan yaaang telah disusun.
Bila decision maker memiliki kelemahan dalam feeling atau firasat, maka ia dapat meminta bantuan nasehat dari orang-orang yang ia kenal, yang memiliki firasat tajam, setelah itu baru mengambil keputusan individual.
Apabila decision maker memiliki kelemahan dalam pengumpulan dan penggunaan fakta-fakta, maka ia dapat meminta bantuan dari staff ahli, baru mengambil keputusan individual dengan menggunakan teknik pengambilan keputusan.
Bila decision maker memiliki kelemahan dalam pengalaman, maka ia dapat meminta pertimbangan dari orang-orang atau suatu dewan penasehat yang kompeten, baru ia mengambil keputusan secara individual.
Sedangkan jikalau decision maker memiliki kelemahan dalam kewibawaan, maka isa dapat membentuk suatu dewan yang terdiri dari orang-orang terkenal dan berwibawa, kemudian meminta dewan tersebut untuk mengambil keputusan kelompok, dan decision maker berlaku seolah-olah memiliki posisi yang ‘terbatas’, sebagai pelaksana atau penyelenggara saja. Atau, keputusan tersebut dapat diambil leh decision maker bersama-sama dengan dewan tersebut.
Pilihan lainnya yakni pemilihan keputusan tersebut diserahkan kepada suatu kelompok, dewan atau tim yang terdiri atas orang-orang yang nantinya akan terkena atau berkepentingan dalam keputusan tersebut.
Jika faktor wewenang yang lemah, maka keputusan tersebut dapat diserahkan pada atasan untuk diambil, dan decision maker hanya sebatas penyelenggara atau pelaksana.
Selain itu metode-metode atau cara-cara pengambilan keputusan tersebut dapat diterapkan sesuai dengan sifat-sifat keputusan, yakni antara lain:
1. Keputusan-keputusan yang bersifat sederhana maupun yang bersifat rutin dapat diambil secara individual
2. Keputusan-keputusan yang bersifat terstandarisasi, dibakukan, dan seragam, maka dapat diserahkan pada computer atau seseorang yang terlatih untuk itu
3. Keputusan-keputusan yang bersifat rumit dan kompleks dalam arti tanggung jawab sosial, sebaiknya diputuskan secara berkelompok untuk mempermudah analisa masalah dan memperingan pemikulan resiko
4. Keputusan-keputusan yang bersifat rumit dan kompleks karena banyaknya mengandung alternatif-alternatif yang tak terjangkau oleh otak biasa dapat dihadapi dengan bantuan technical expert atau seorang mathematical analyst
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa seorang decision maker harus mengetahui kemampuan dirinya dan kapan ia harus meminta bantuan.
Source/sumber: Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Pembuatan Keputusan. Jakarta: Ghalia Indonesia
Source/sumber: Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Pembuatan Keputusan. Jakarta: Ghalia Indonesia
0 komentar:
Posting Komentar